شعار سال: شرح وظایف شغلی مواردی مانند مسئولیتهای مهمِ سِمت موردنظر، روابط مربوط به گزارشدهی و شرایط محیط کاری را توضیح میدهد. تجزیه و تحلیل شغل نخستین گام در نوشتن یا بازنویسیِ شرح وظایف شغلی است که در اینجا با آن آشنا میشوید.
تجزیه و تحلیل شغل در واقع مطالعهی عمیق شغل است. این مطالعه اگر به درستی انجام بگیرد، اطلاعات مفیدی برای نوشتنِ شرح وظایف شغلی فراهم میکند. برای انجام تجزیه و تحلیل شغل میتوانید از طریق مصاحبه با کارمندان، مشاهدهی عملکرد وظایف، درخواست از کارمندان برای پرکردنِ پرسشنامه و جمعآوریِ اطلاعات دربارهی شغل از منابع ثانویهای همچون مجموعهی طبقهبندی و شرح جامع مشاغل، اطلاعاتی دربارهی مشاغل گردآوری کنید.
مرحلهی ۱: شغل مورد نظر را بشناسیدابتدا درک کاملی از سِمت مورد نظر پیدا کنید. این پایه و اساس استخدام است. در انجام تجزیه و تحلیل این موارد را در نظر داشته باشید:
سپس نمونههایی از رفتارهای مورد استفاده برای ارزیابی کیفیت این شغل را مشخص کنید. هم رفتارهای مؤثر را مدنظر قرار دهید و هم رفتارهای غیرمؤثر. برای انجام این کار از خودتان بپرسید:
اینها فقط نمونههایی رفتاری بهعنوان پایه و اساسی برای درک شغل هستند و فقط مهمترین و ضروریترین شایستگیهای لازم برای نمایش عملکرد سطح بالا را ارائه میکنند. باید بین کسانی که عملکرد سطح بالایی دارند و آنهایی که متوسط هستند، تفاوت قائل شوید.
در قدم بعدی، شایستگیها را بر اساس اهمیت و ضرورتشان مرتب کنید. هر یک از شایستگیها را میتوانید در یکی از این چهار گروه زیر جای دهید:
وقتی میزان اهمیت و ضرورت هر شایستگی، دانش، مهارت و توانایی (CKSA) را تعیین کردید، این عوامل را مورد توجه قرار دهید:
وقتی مرتبسازی، بررسی و انجام هر گونه تغییر مورد نیازی به پایان رسید، تعداد CKSA های قرار داده شده در گروههای بسیار مهم و ضروری و همین طور مهم و قابل توجه را بشمارید. تعدادشان باید بین ۶ تا ۱۰ شایستگی باشد. اگر بیشتر از اینهاست، باید شایستگیهای قرارگرفته در گروه مهم و قابل توجه را رتبهبندی کرده و فقط موارد با رتبهی بالاتر را نگه دارید و از این طریق تعداد شایستگیها را به حد مناسبی برسانید. بقیه را کنار بگذارید.
در مقابل اگر به شایستگیهای کمتری از تعداد مناسب رسیدید، شایستگیهای موجود در گروه کم اهمیتتر و قابل یادگیری در مسیر کار را رتبهبندی کنید و باز هم بالاترین رتبهها را انتخاب کرده و به گروه مهم و قابل توجه منتقل کنید؛ آنقدر این کار را ادامه دهید تا شایستگیها به تعداد مناسبی برسند. شایستگیهایی که انتخاب کردید، بخش CKSA از شرایط لازم برای این شغل را تشکیل میدهند.
مرحلهی ۴: سطح عملکرد هدف را شناسایی کنیدسطوح هدف به انوع رفتارهایی اشاره دارند که افراد با عملکرد بالا از خود نشان میدهند. این سطوح حداقلِ استانداردها نیستند. نکتهی مهم انتخاب سطح هدفی است که افرادی با عملکرد بالا بیشتر اوقات (قاعدهی کلی ۷۵ درصد مواقع است) از خود نشان میدهند. اگر چه شاید هر کسی بتواند در مقطعی از زمان، سطحی را به نمایش بگذارد، اما سطوح هدف به چیزی اشاره دارند که افراد بیشتر اوقات انجام میدهند. به این فکر کنید، شخصی با عملکرد بالا در شغلش، وقتی با آن شایستگی روبرو میشود، اغلب چه چیزی نشان میدهد. نباید سطح هدفتان بیش از حد بالا باشد. بیش از حد بالا بردن معیارها ممکن است منجر به این شود که اصلا هیچ کس را استخدام نکنید. تمرکز باید روی تلاش برای توصیف واقعیت باشد، نه ایدهآلها. به محض تعیین کردن سطح هدف، باید حداقل سطح مورد قبول مورد نیاز در آغاز آن شغل را هم مشخص کنید. میتوانید سطح ۱ را بهعنوان حداقل ممکن و ۵ را بهعنوان بالاترین در نظر بگیرید. سطح حداقلی هم باید واقعبینانه باشد.
مرحلهی ۵: تجربه، تحصیلات و آموزش مورد نیاز در شغل مورد نظرفهرست نهاییِ شایستگیها، دانش، مهارتها و تواناییها (CKSA) را بررسی کرده و شیوههای گوناگون برای کسب آنها از طریق تحصیل و تجربه (کار، کار داوطلبانه یا زندگی روزمره) و آموزش را مشخص کنید. شاید توجه به سوابق کارمندانی با عملکرد سطح بالا در این نوع سِمتها مفید باشد. تا حد امکان ترکیب متعادلی از تحصیل و تجربه فراهم کنید. در دسترس بودن افراد در بازار این شغل را مورد توجه قرار داده و مطمئن شوید صلاحیتها با توجه به آن بازار منطقی هستند. باید از روز اول صلاحیتِ مناسب این شغل را که نه خیلی پایین باشد و نه خیلی بالا تعیین کنید. اگر این صلاحیتها بیش از حد بالا باشند، احتمال دارد کاندیداهایی که شایستگیهای لازم را دارند، پیش از آنکه فرصت اثبات خودشان را پیدا کنند، از صحنه حذف شوند. به همین صورت، اگر ویژگیها بیش از حد پایین در نظر گرفته شوند، اغلب متقاضیان باید از این منظر بررسی شوند که کدام یک ارزش صرف وقت برای این فرایند را دارند و کدام شایستگیهای لازم را ندارد.
مرحلهی ۶: ملاحظات ویژهای که در شغل مورد نظر باید رعایت کردحالا وقت آن است که هر گونه ملاحظهی ویژهای را که باید در نظر گرفته شود، شناسایی و اعمال کنیم. شاید برخی شغلها نیازمند معیارهای خاص دیگری مانند موارد زیر باشند:
در این مرحله فرایند تجزیه و تحلیل شغل را کامل کردهاید. این مرحلهی نهایی فرصتی به شما میدهد تا عقب بایستید و نگاه دوبارهای به کارتان بیندازید و مطمئن شوید که درست و منطقی است. برای این کار، این پرسشها را از خودتان بپرسید:
اگر به یکی از این پرسشها پاسخ منفی دادید، دوباره کارتان را بررسی کنید و آن را طوری تغییر دهید که به همهی پرسشها پاسخ مثبت بدهید. اگر به همهی پرسشها پاسخ مثبت دادهاید، صلاحیتنامهی خود را نهایی کنید. اکنون این موارد قابلیت اضافه شدن به شرح وظایف شغلی و قرارگیری در بستههای متقاضی و تبلیغات را دارند و میتواند بهعنوان پایه و اساسی برای تعیین مناسبترین روشهای ارزیابی برای استفاده در فرایند استخدام استفاده شود.
مرحلهی ۸: استفاده از نتایج یافتههافهرست ویژگیها و شایستگیهایی که از طریق تجریه و تحلیل شغلی توسعه یافتهاند، برای ایجاد موارد زیر استفاده میشوند:
با اندکی اضافات و تلخیص برگرفته از پایگاه آموزشی چطور، تاریخ انتشار 1395، کد مطلب:36746 : www.chetor.com