آسیب شناسی جلسات اداری

یکی از مسائل جاری مؤسسات دولتی این است که تعداد جلسات اداری با موضوعات مختلف خیلی زیاد، ولی بازده آنها کم است .در بیشتر سازمان‌ها و ادارات ، اکثر اوقات مدیران با جلسات درون سازمانی و یا برون سازمانی پر شده است در حالیکه خود همین مدیران به علت بازده کمتر و پائین تر از حد مورد نظر جلسات، اعتقادی به این گونه جلسات ندارند.

شعار سال:یکی از مسائل جاری مؤسسات دولتی این است که تعداد جلسات اداری با موضوعات مختلف اعم از اداری، فنی، آموزشی، پژوهشی و غیره خیلی زیاد، ولی بازده آنها کمتر است . یا میان تعداد جلسات و نتیجه جلسات تناسب وجود ندارد.

در بیشتر سازمان‌ها و ادارات ، اکثر اوقات مدیران با جلسات درون سازمانی و یا برون سازمانی پر شده است در حالیکه خود همین مدیران به علت بازده کمتر و پائین تر از حد مورد نظر جلسات، اعتقادی به این گونه جلسات ندارند.
علل یا عواملی که به احتمال زیاد موجب این مساله می‌تواند باشد و برخی پیامدهای آن به طور خلاصه به شرح زیر است:

برگزاری جلسه به هنگام کار و در نتیجه انجام کار در وقت جلسه

برخی اوقات دایر کردن جلسات به اندازه‌ای به تأخیر می‌افتد که زمان عمل فرا می‌رسد. از این رو مدیران به جای اینکه جلسات مناسبی در موعد مقرر و مناسب دایر کنند، با شتاب زدگی به برگزاری جلسه اقدام می‌کنند و با تشکیل آن در صدد حل و فصل مشکلی بر می‌آیند و بالتبع نتیجه مطلوب از آن نمی‌گیرند.

عدم نظم و اداره صحیح جلسات

جلسات غالباً با تأخیر زمانی قابل ملاحظه‌ای از جانب اعضا و شرکت کنندگان شروع می‌شود. برخی مدیران به مسئول دفتر خود می‌سپارند که وقتی همه آمدند او را با خبر کنند تا در جلسه حاضر شود و چون همیشه کسانی هستند که با تاخیر به جلسه می‌آیند لذا خود مدیر نیز تا آن حد با تأخیر در جلسه شرکت می‌کند.
علاوه بر آن در داخل جلسه نیز زمان زیادی صرف مباحث حاشیه‌ای و نامربوط می‌شود.بنابراین بجای گرفتن نتیجه مطلوب، بحثهای کناری به ابهامات افزوده و سوء تفاهمات بیشتر می‌شود.

عدم همکاری لازم

برخی اوقات، افرادی که نظر شخصی آنها در جلسه مورد پذیرش قرار نمی‌گیرد پس از اتمام آن و حتی امضاء صورتجلسه، در نظر شخصی خود اصرار داشته و سعی در اثبات حقانیت نظر خود و بطلان نظر تصویب شده دارند لذا همکاری لازم را به عمل نمی‌آورند.

پیگیری نکردن مصوبات

بسیاری از اوقات تصمیم‌های اتخاذ شده در جلسات توسط مسئولان مربوطه مورد پیگیری قرار نمی‌گیرد و به تعهدات ناشی از آن اهمیت لازم داده نمی‌شود و خود این امر بی اعتقادی عمومی نسبت به جلسه را تشدید می‌کند.

فقدان دستور جلسه

فقدان دستور جلسه نیز موجب می‌شود که افراد بدون آمادگی نظری قبلی در جلسه شرکت کنند و در نتیجه حضور فعالی نداشته باشند.

هدر رفتن بودجه

فرصت انجام کار با شرکت در جلسات بی فایده از دست می‌رود و علاوه بر آن وقت و انرژی زیادی ناشی از این جلسات بی خاصیت به هدر می‌رود.

تضعیف مدیر

مدیر سازمان به خاطر بیهودگی و بیتیجه بودن جلسات، به تدریج جایگاه شایسته خود را - به عنوان کسی که توان اداره مطلوب جلسات را ندارد- از دست می‌دهد.

بی اعتمادی ارباب رجوع

متاسفانه برخی کارکنان صحبت‌های دوستانه و نیمه رسمی خود را تحت عنوان « جلسه » نام می‌برند و این امر وقتی مورد اطلاع ارباب رجوع قرار می‌گیرد، موجب می‌شود که ارباب رجوع نیز نسبت به اصل جلسه دچار تردید شود.

در همین راستا دیدن کلیپ زیر و توصیه های کارشناسی در این زمینه خالی از لطف نیست؛