شعار سال: وزارت اطلاعات، نهم تیرماه امسال طی اطلاعیه‌ای از برخورد با یک باند حرفه‌ای ۱۲ نفره خبر داد که با سوءاستفاده از سوابق اسنادی ثبت شده در دفاتر اسناد رسمی، اقدام به جعل اسناد و زمین‌خواری می‌کردند.

این در حالی است که امروزه برای پیشگیری از بروز بسیاری از تخلفات و جرائم اقتصادی، راهکار‌های سیستمی و مبتنی بر فناوری‌های نوین وجود دارد. به گفته مقامات سازمان ثبت و کانون سردفترداران، یکی از راهکار‌های مؤثر جهت جلوگیری از دست‌اندازی زمین‌خواران به اسناد قدیمی، تهیه آرشیو الکترونیک اسناد و تصویربرداری از این اسناد است.

بنا بر اظهارات مهدی اقبال، معاون اسناد سازمان ثبت، در حال حاضر تهیه اسکن از دفاتر موجود در بخش بایگانی ادارات ثبت استان‌ها، مراحل پایانی خود را طی کرده، اما متأسفانه تاکنون هیچ اقدامی برای اسکن دفاتر و اسناد موجود دفترخانه‌های اسناد رسمی انجام نشده است. به عبارت دیگر، مسیر زمین‌خواران از طریق جعل اسناد قدیمی همچنان هموار است!

معاون اسناد سازمان ثبت همچنین تأکید کرده است که با ایجاد آرشیو الکترونیک اسناد، امکان هرگونه دخل و تصرف در محتوای اسناد از سوی سوء‌استفاده‌گران و حتی همکاران سازمان ثبت وجود نخواهد داشت.

در همین رابطه و به منظور پیگیری آخرین وضعیت اسکن اسناد موجود در دفترخانه‌های اسناد رسمی با علی خندانی رئیس کانون سردفترداران و دفتریاران به گفتگو نشستیم.

عدم تکمیل پروژه اسکن اسناد بعد از ۸ سال!

رئیس کانون سردفترداران و دفتریاران با بیان اینکه آغاز پروژه ثبت الکترونیکی اسناد به اواخر سال ۹۲ باز می‌گردد، عنوان کرد: در حال حاضر مراحل نهایی تکمیلی این پروژه در حال طی شدن است. یک بخش مهم از مؤلفه‌های الکترونیکی شدن اسناد مربوط به اسکن تصاویر اسناد قدیمی در دفترخانه‌ها است که قرار است در سال جاری در دستور کار قرار بگیرد.

خندانی در ادامه افزود: اسکن دفاتر املاکی که در نزد ادارات سازمان ثبت هر منطقه است، تقریبا به پایان رسیده است و شاید تا پایان امسال تکمیل شود، اما فرآیند اسکن اسناد و دفاتری که در نزد دفترخانه‌ها است، هنوز آغاز و اجرایی نشده است.

۳ میلیون جلد سند محضری در انتظار اسکن شدن

رئیس کانون سردفترداران و دفتریاران با بیان اینکه اسناد قدیمی به علت آنکه دست‌نویس و فاقد ثبت سیستمی هستند، به راحتی در معرض سندسازی و جعل قرار می‌گیرند، گفت: علاوه بر این، حوادث غیر مترقبه همچون آتش‌سوزی، سیل، سرقت و ... در کمین اسناد موجود در دفترخانه‌ها است که تنها راه پیشگیری از آن تهیه اسکن از اسناد قدیمی است.

خندانی با اشاره به اینکه آمار دقیقی از تعداد دفاتری که نیازمند اسکن در دفترخانه‌ها هستند، وجود ندارد، گفت:، اما بر اساس برخی از شواهد، حدود ۳ میلیون جلد سند در کشور نیازمند اسکن و ثبت الکترونیکی هستند.

 

وی افزود: هر یک جلد سند دارای حدود ۴۰۰ برگه است که این حاکی از حجم انبوه این اسناد در دفترخانه‌ها است.

دفترداران فقط یکسال مهلت دارند

وی خاطرنشان کرد: ماده ۳۵ آیین‌نامه اصلاحی دفاتر اسناد رسمی مصوب اردیبهشت‌ماه سالجاری که از سوی سازمان ثبت ابلاغ رسمی شده است، تمامی دفترداران را مکلف کرده است تا ظرف مدت یکسال نسبت به ایجاد آرشیو الکترونیکی و بانک اطلاعاتی اسناد موجود در دفترخانه‌ها اقدام کنند.

علی خندانی با بیان اینکه هنوز شیوه‌نامه و دستورالعمل اجرایی اسکن کردن آماده نشده است، تأکید کرد: به زودی با جلسات مشترک با سازمان ثبت قرار است این شیوه تنظیم و به دفترخانه‌ها برای اجرا ابلاغ شود.

وی با بیان اینکه اسکن اسناد در استان هرمزگان به شکل پایلوت و آزمایشی در حال انجام است، گفت: بعد از تصویب شیوه‌نامه توسط سازمان ثبت، اسکن اسناد قدیمی به شکل یکپارچه در کل کشور اجرایی خواهد شد.

سازمان ثبت تجهیزات خود را در اختیار کانون سردفترداران قرار دهد

رئیس کانون سردفترداران و دفتریاران با عنوان اینکه یک موضوع مهم و چالشی اجرای طرح اسکن دفترخانه‌ها مربوط به تأمین بودجه آن می‌شود، گفت: با سازمان ثبت در حال رایزنی هستیم تا امکانات و دستگاه‌های اسکنر خود را در اختیار کانون سردفترداران قرار دهند تا فرآیند اسکن با سرعت بیشتری آغاز شود.

وی با بیان اینکه دستگاه‌های اسکن معمولی قابلیت انجام اسکن اسناد مذکور را ندارند، گفت: این کار با استفاده از دوربین‌های مخصوص انجام و سپس با استفاده از نرم افزار‌های مخصوص برای عملیات داده‌آمایی و تهیه آرشیو الکترونیک اقدام خواهد شد.

خندانی با بیان اینکه در حین عملیات اسکن دفاتر حتما باید ناظران سازمان ثبت و کانون سردفترداران و نیز حراست و بازرسان مربوطه برای پیش‌گیری از هرگونه خطا و تخلف حضور داشته باشند، عنوان کرد: حتی المقدور سعی می‍‌شود در هر استان، ساختمانی مجزا برای حضور دفترداران به همراه اسناد دفترخانه‌ها مهیا شود تا فرآیند ثبت تصاویر اسناد به شکل متمرکز انجام شود.

در شرایط ایده‌ال اسکن اسناد یکساله به پایان می‌رسد

خندانی با بیان اینکه همزمان با کلید خوردن اجرای این طرح، مجموع هزینه‌های آن نیز در ابتدای کار مشخص خواهد شد، اظهار داشت: ممکن است هزینه‌های این طرح، بسیار کمتر از مقدار پیش‌بینی شده، تمام شود و دیگر دغدغه‌ای بابت تأمین بودجه آن وجود نداشته باشد.

رئیس کانون سردفترداران و دفتریاران با بیان اینکه حق عضویتی که دفترداران به کانون سردفترداران پرداخت می‌کنند، کاملاً مصروف مزایای درمان و حقوق بازنشستگی و سایر خدمات مربوط به آنان می‌شود، گفت: ادعا‌های دفترداران مبنی بر دارایی‌های نجومی این کانون و نیز تحمیل کل هزینه‌های اسکن به کانون سردفترداران، مردود و توهمی است.

وی در ادامه خاطرنشان کرد: در شرایط مطلوب اگر بودجه و نیروی انسانی این طرح به خوبی تعیین و تکلیف شود، می‌توان امیدوار بود اسکن تمامی ۳ میلیون جلد سند در مدت یکسال به اتمام برسد.