شعار سال: جلسات بي حاصل احتمالاً بزرگترين عامل اتلاف وقت در موسسات دولتي و بازرگاني است. جلسات بخش ناگزيري از محيط هاي كاري مدرن است ولي برگزاري هاي آن ها بايد ضروري تشخيص داده شده و مفيد باشد در غير اين صورت به هيچ وجه نبايد جلسه تشكيل شود. از توصيه هاي زير براي اثر بخشي جلساتتان استفاده كنيد:

1- اهداف جلسه را مشخص كنيد

در طول مدت جلسه چه كار انجام خواهيد داد. هدفتان چيست؟

2- دستور جلسه تنظيم كنيد

تقريباً دليل شكست همه تلاش ها ناشي از عدم برنامه ريزي آگاهانه است و جلسات نيز از اين قاعده مستثني نيستند. قبل از اينكه هر كس موضوعي را به جلسه تحميل كند. يك دستور كلي براي جلسه تهيه كنيد.

3- شركت كنندگان در جلسه را محدود سازيد

معمولاً وقتي تعداد شركت كننده افزايش مي بابد، جلسه كم بازده مي شود. بنابراين، موقع تصميم گيري در مورد تعداد افراد شركت كننده در جلسه، سخت گير باشيد.

4- بر موضوع هاي دستور جلسه تمركز كنيد

معمولاً جلسات موقعي مفيد و اثر بخش مي شود كه توجه افراد به موضوع هاي دستور جلسه تمركز شود.

5- وقت شناس باشيد

اگر قرار است جلسه اي در ساعت 8 شروع شود، آن را درست سر ساعت 8 شروع كنيد.

6-زمان اتمام جلسه را تعيين كنيد

جلسات نه تنها بايد به موقع شروع شود بلكه بايد به موقغ نيز تمام شود.

7-بهترین زمان را برای جلسات تعيين كنيد

بهترين زمان براي برگزاري جلسات ساعت 1۰ صبح و 4 بعد از ظهر است.

8-جلسه را بدون وقفه اجرا كنيد

هرگز اجازه ندهيد در جلسه وقفه اي ايجاد شود مگر اينكه وضع اضطراري به وجود آيد.

9-در صورت امکان ايستاده صحبت كنيد

اگر شما نيازمند يك جلسه كوتاه هستيد كه بيش از 10 دقيقه به طول نمي انجامد سعي كنيد ايستاده جلسه را اجرا كنيد.

10-مكان مناسبي براي جلسه انتخاب كنيد

محل جلسه بر روي چگونگي كاركرد جلسه تاثير دارد. محل مناسب جلسه ، جلسه خوبي را تضمين نمي كند ، اما اتاق جلسه نا مناسب به بد شدن جلسه كمك مي كند.

11- تهیه صورتجلسه فراموش نشود

سعی کنید کسی که در نوشتن صورتجلسه مهارت دارد به عنوان منشی ثابت جلسات انتخاب نمایید و از او بخواهید موارد لازم را حتما پیگیری نماید.

سایت شعار سال، با اندکی تلخیص و اضافات برگرفته از سایت راهکار مدیریت، تاریخ انتشار 30 آذر 1387، کدمطلب: - :www. mgtsolution.com