شعار سال:در مواردی ممکن است قبل از اینکه هزینه‌ای اتفاق بیافتد وجه کل هزینه برای مدتی بعد بطور یکجا پرداخت شود مثل پرداخت اجاره ۶ ماه آینده دفتر یا محل کار و یا پرداخت حق بیمه یکساله ساختمان که در این موارد، چون هنوز هزینه‌ای اتفاق نیافتاده، مبلغ پرداختی را در حسابی تحت عنوان پیش پرداخت ثبت می‌کنیم و در زمانی که هزینه اتفاق افتاد یعنی مدت آن سپری شد از این حساب خارج و به حساب هزینه سال منظور میشود.

برای درک بهتر مطلب به مثال زیر توجه کنید.

پیش پرداخت

مثال: آقای محمد در تاریخ ۹۲/۴/۱ مبلغ ۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰ ریال بابت اجاره ۱۰ ماهه محل دفتر به وسیله چک پرداخت می‌نماید.
در این حالت ثبت زیر در دفتر روزنامه انجام می‌شود:



باید توجه داشته باشیم، چون مبلغ اجاره پرداختی ۱۰ ماهه بوده (یعنی ۹ ماه در سال ۹۲ و یک ماه در سال ۹۳) بنابراین باید در پایان سال قبل از این که حساب‌ها بسته شوند مقداری از مبلغ پیش پرداخت که به هزینه تبدیل شده، محاسبه و ثبت اصلاحی آن در دفاتر انجام شود.

محاسبات:

۱٫۰۰۰٫۰۰۰=۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰/۱۰،
۹٫۰۰۰٫۰۰۰=۹*۱٫۰۰۰٫۰۰۰

پس ثبت زیر در پایان سال در دفتر روزنامه انجام می‌شود:


یعنی حساب پیش پرداخت که بدهکار بود بستانکار شده و کاهش پیدا کرده و حساب هزینه در مقابل آن بدهکار شده است.

مهم: توجه داشته باشید که مانده حساب پیش پرداخت جزو داریی‌های جاری و یک حساب دائمی است.

علی الحساب

مواقعی پیش می‌آید که مقداری از کار انجام شده، ولی هنوز قطعی نشده و انجام دهنده کار نیاز به مبلغی برای ادامه کار دارد در این حالت مبلغ پرداختی به عنوان علی الحساب شناخته شده و پرداخت می‌شود.

مثال:

شرکت محمد و حسن حق الزحمه کارکرد ماه‌های اردیبهشت، خرداد و تیر حسابدار موسسه را به دلیل کمبود منابع مالی پرداخت ننموده است و در تاریخ ۱۳۹۲/۵/۲ حسابدار موسسه درخواست دریافت مبلغی به عنوان علی الحساب را می‌نماید و آقای محمد چکی به مبلغ ۷۵۰٫۰۰۰ ریال به عنوان علی الحساب در اختیار ایشان قرار داد.

ثبت آرتیکل بالا در دفاتر محمد و حسن به شکل زیر انجام می‌شود:


نکته: با توجه به پیش پرداخت همونطوری که متوجه شدید، پیش پرداخت قبل از انجام کار پرداخت شده و علی الحساب در قبال کار انجام شده پرداخت می‌شود.