شعار سال: یکی از مهم‎ترین نگرش‎هایی که از مطالعه فرهنگ سازمانی شکل گرفته است، بنیانی اساسا غیر قابل انکار دارد. در تلاش برای حل چالش ‏هایی که اغلب کسب‎وکارها با آن ها روبه‌رو هستند، جلب نظر گروهی از کارکنان به عنوان راه‏ حلی خلاقانه و عملی در قیاس با محدود کردن موضوع به استراتژی‎های کوچک یا تقویت رهبری تیمی شناخته می‎شود.این نگرش که سازماندهی ایده‏ ها و نوآوری‏ های جدید در حوزه کسب‏ وکار باید فرهنگ گوش فرا دادن و گرایش به تفکرات نخبه سالارانه را تقویت کند، به افزایش گرایش سازمان‏ ها به مقوله جمع‏ سپاری ختم شده است؛ اصولی که بر ارتباطات با کارکنان، مشارکت و ایده ‏پردازی آنان تمرکز دارد. رهبران سازمان‏ هایی نظیر روشه، فیس‌بوک، مرک، Bank of the West و IBM و حتی شرکت‌های بی‌شماری از سیلیکون ولی از جمع‏ سپاری سازمانی برای گشودن مسیری به سوی بهره ‏برداری از دانش سازمانی و ترویج همدلی به واسطه تکنولوژی‏ های روز استفاده می‏ کنند.

مزایای جمع ‏سپاری درون سازمانی کاملا روشن است. نخست، تضمین اینکه درک شرکت از محرک ‏های اصلی تغییر و اولویت‏ های استراتژیک بالقوه به درستی انجام می‏ شود و به‌جای فرضیات انتزاعی، تیمی از استراتژیست‏ ها در واقعیت‏ های روزمره سازمان ریشه دارد. دوم اینکه، کارکنان به‌طور ذاتی نسبت به ایده‏ های پیشنهادی خود و مالکیت آن ها باور مثبتی دارند. این ایده‏ ها زاییده فرهنگ سازمان هستند و کمتر احتمال دارد که تحت تاثیر سهل‏ انگاری‏ های کارکنان قرار بگیرند.هر آنچه به‌عنوان هنجار پذیرفته شده، بسترساز رشد فلسف ه‏ای جدید است که نشان از تغییرات اجتماعی گسترده دارد. با ظهور تغییرات سریع در فناوری‏ هایی که منجر به ایجاد اختلال و بازتولید مدل‏های تجاری می‏شوند، افراد در تمامی سطوح سازمانی از تبدیل شدن به قربانیان تغییرات بی‌وقفه هراس بیشتری پیدا می‏ کنند. دعوت از جمعیت گسترده کارکنان برای گفت‏ و گو در خصوص موضوعات آینده، زمینه ‏ساز فرهنگ مشارکتی و به اشتراک‏ گذاری مبتنی بر فناوری است که سطوح خاصی از کنترل را به همراه دارد. فراهم کردن امکان شکل‏ گیری و تاثیرگذاری این افراد بر سیاست‌ها و استراتژی‏ ها موجب افزایش اعتماد به نفس و مثبت‏ اندیشی می‏ شود.

کارکرد جمع ‏سپاری سازمانی

هیچ راه‌حل خلاقانه‎ای وجود ندارد، اما می‏توان به برخی از اصول کلیدی اشاره کرد که احتمال موفقیت هر گونه تلاشی در زمینه پیاده ‏سازی جمع‏ سپاری سازمانی را افزایش می‏ دهند. به دست آوردن پاسخ ‏های روشن و عملی راه را برای طرح پرسش‎های مناسب باز می‏ کند. اگر پاسخ ‏ها کلی و باز باشند جمع‏ آوری بازخورد هیچ سودی نخواهد داشت. اگر سوالات بسیار کلی باشند – مثلا چگونه می ‏توانیم شرایط محل کار را بهبود بخشیم؟ - مسلما با پاسخ‏ های مشابه این روبه‌رو خواهید شد: «ایستگاه‏ های سرو آب میوه یا ماساژ درمانی!» اگر سوالات به جزئیات بپردازند – مثلا چه نوع نوری برای اتاق کنفرانس بهتر است؟ - در این صورت فرصت استفاده از خلاقیت‏ ها را محدود خواهید کرد. با این حال، اگر از افراد پرسیده شود: «چطور می‏توانیم فضایی ایجاد کنیم که به ما امکان دهد ایده ‏های موثرتری ارائه کنیم؟» در این صورت به احتمال زیاد جرقه‏ های خلاقانه ‏ای از گفت‏ و گوهای شکل گرفته، بر می‏ خیزد. گفت‏ و گو به بحث‏ هایی ختم می‏ شود که موانع فیزیکی موجود بر سر راه طراحی دفتر کار را از میان برمی‏دارند و منجر به سرمایه‏ گذاری در رویدادهایی می‏شود که ملاقات افراد مختلف از جغرافیای گسترده جهان را فراهم و در نهایت مشکلات را حل می‏ کند.

اما در سوی دیگر ماجرا، فناوری نقش قابل توجهی بر عهده دارد. پلت‌فرم‏ های جمع ‏سپاری نظیر Jive Software و UserVoice امکان گرد هم آوردن گروه ‏های مختلفی از کارکنان را فراهم می‏ کنند و ایده ‏پردازی و اولویت‏ بندی ایده ‏های جدید و نوآورانه را از توسعه کالا تا بهبود تجربه مشتری امکان‌پذیر می‏ سازند. پاسخ ‏دهندگان می‏توانند به پیشنهادات سایرین رای داده و نظرات شخصی خود را به ثبت برسانند. با تسهیل گفت ‏و گوهای هدفمند در مناطق جغرافیایی مختلف و در میان وظایف سازمانی گوناگون، جمع ‏سپاری روش جدیدی از گوش سپردن به ایده ‏های افراد را امکان‌پذیر کرده است و سازمان‏ ها را در پرورش خرد سازمانی برای دستیابی به گروهی از کارکنان متعهد و با انگیزه آماده می‌سازد. مشاهده قدرت تفکر، دقت و انرژی‏ های مثبت ناشی از جمع ‏سپاری شگفت‏ انگیز است. کارکنان شما به‌طور ذاتی خواهان مشارکت در موفقیت‏ های سازمان هستند، به شرطی که درهای مشارکت به روی آنها باز باشند.

کلید موفقیت

سوالات مناسب طرح کنید: در توسعه یک چارچوب و مجموعه‏ ای از سوالات، ایجاد درکی درست از روندهای فعلی و چالش‏ های پیش روی تیم‏ های کاری در سازمان نکته ‏ای مهم است. اجرای تکنیک توفان مغزی در کارگاه ‏های طراحی استراتژی با مدیران ارشد یکی از نخستین گام‏ ها در شناسایی شکاف‏ ها و فرصت‏ هایی است که می‏تواند الهام بخش یک رویداد جمع‌سپاری بکر باشد.رهبران را درگیر ترویج رویداد جمع‌سپاری کنید: رهبران تیم ‏ها باید نقش تاثیرگذار خود را با مطرح شدن چالش جمع ‏سپاری ایفا کنند؛ یعنی تسهیل برگزاری نشست‏ با کارکنان برای به اشتراک‏ گذاری بهترین تجارب و تشویق به انجام بحث‏ های کاربردی در حین اجرای رویداد. طراحی و پیاده ‏سازی ارتباطات آنلاین و آفلاین و تاکید بر فوریت رویداد جمع ‏سپاری در ایجاد علاقه و هیجان در میان کارکنان ضروری است.مشارکت در رویداد و تمرین گوش فرا دادن به ایده ‏ها: یک رویداد جمع ‏سپاری از بهترین روش ‏ها برای ارتقای کمپین و آماده‏ سازی کارکنان است. از رویدادهای جمع‏ سپاری به‌منظور معرفی پورتال آنلاین ثبت ایده ‏ها و نوآوری ‏ها، تاکید بر اطلاعات کلیدی و ارائه راهنمایی‏ ها و ابزارهایی برای ایده‏ پردازی استفاده کنید. تهیه گزارش‌های روزانه برای مدیران و رهبران می‏تواند آنان را در تقویت مشارکت و فراهم کردن راهنمایی‏ های کارآمد در طول برگزاری رویداد یاری کند.

تحلیل، دسته‌بندی و به اشتراک ‏گذاری نتایج

جلسات کار با تیم پروژه اصلی را برای بررسی و بحث در مورد نتایج با هدف توسعه یک برنامه عملیاتی سطح بالا برگزار کنید. داده‏ های موجود را به کمک کارمندان اجرایی به اشتراک بگذارید. بسیاری از رهبران همواره نگران عدم کنترلی هستند که در سایه مباحثات گسترده در نتیجه اجرای رویدادهای جمع ‏سپاری شکل می ‏گیرد، اما چند عامل در حذف این نگرانی‏ ها کارآمد هستند. می‏ توانید به قدرت خرد جمعی در اصلاح همکاران غیر قابل اعتماد، اطمینان داشته باشید. کسب اطمینان از ثبت ایده‏ های نوآورانه با هویت مشخص از جمله روش ‏هایی است که با حذف گمنامی، مسوولیت‏ پذیری هر چه بیشتر در میان کارکنان را افزایش داده و از مشارکت‏ کنندگان ناخشنود حمایت می‏ کند.همان‌طور که در بخش ابتدایی مقاله اشاره شد، رهبران باید درک بهتری از نیازهای کارکنان خود داشته باشند و به کمک داده‏ های جامعه‏ شناختی و اطلاعات حاصل از جمع‌سپاری سیاست‌ها، فرآیندها و رفتارها را بهبود بخشند. سازمان‏ هایی که متعهد به اجرای جمع‏ سپاری هستند و از ایده‏ های کارکنان خود بهره‏ برداری می‌کنند نوآورتر بوده و در قیاس با همتایان خود رفتارهای مشارکتی خواهند داشت.

سایت شعار سال، با اندکی تلخیص و اضافات برگرفته از سایت روزنامه دنیای اقتصاد، تاریخ انتشار 2 مهر 96، کد مطلب: DEN-1117575، www. donya-e-eqtesad.com