هر چند اعمال تغییر در رویه های ثبت اسناد رسمی در آغاز مشکلات خاص خود را دارد و تا زمانی که سیستم به روال عادی تبدیل شود شاهد آزمون و خطاهای بسیاری خواهد بود اما در نهایت هیچ‌کس در این امر تردید ندارد که اجرای این طرح ها مؤثرترین عامل در از بین بردن تخلفاتی نظیر جعل و مبارزه با فساد مالی خواهد بود.با این همه گذشته از سؤال‌های مختلفی که برای مشتریان و حتی برخی کارکنان دفتر خانه‌ها ایجاد شده بود شاید بیشترین عامل نارضایتی مراجعه‌کنندگان به دفترخانه‌ها اختلالات گاه و بیگاهی است که در سیستم‌های الکترونیکی و اینترنتی پیش می‌آید و به جای تسریع در زمان ارائه خدمات باعث اتلاف وقت مشتری می‌شود. البته سردفتران و دفتریاران این امر را مربوط به سامانه سازمان نمی‌دانند بلکه معتقدند زیرساخت‌های ارتباطی کشور باید این سامانه را بخوبی پوشش دهد.اما یکی دیگر از اشکالاتی که در موضوع حذف دفاتر سنتی از دفتر خانه‌ها مطرح می‌شود این است که می‌گویند این احتمال وجود دارد که با حذف دفتر معاملات از واحد دفترخانه اسناد رسمی و جایگزینی آن با ثبت الکترونیکی اسناد رسمی، از این پس امکان اطلاق واژه‌هایی نظیر دفتر اسناد رسمی، سردفتر و دفتر یار از بین برود.

مجتبی شایسته - رئیس سابق امور سردفتران و دفتریاران کشور- با اشاره به این موضوع گفت: «به دنبال الکترونیکی شدن دفاتر و حذف دفتر تمبر و حق التحریر باید دیگر به جای دفتر اسناد رسمی از واژه خدمات الکترونیکی اسناد رسمی استفاده کرد. اما در این شرایط آیا به جای سردفتر باید بگوییم مسئول خدمات الکترونیکی اسناد رسمی یا به جای دفتر دار باید از کاربر اسناد رسمی استفاده کنیم؟ البته تغییر چنین واژه‌هایی بدون تصویب قانون ممکن نیست و از آنجا که قانونگذاری نیز در صلاحیت سازمان ثبت اسناد رسمی نیست، بنابراین با تغییر در شیوه کار دفاتر اسناد رسمی به طور طبیعی برخی واژه‌ها کاربرد خود را از دست داده و نیازمند جایگزینی واژه‌های جدید می‌شویم که ناخوداگاه در قانون و آیین‌نامه‌های آن نیز تغییراتی باید ایجاد شود چرا که در قانون فعلی واژه‌هایی وجود دارد که در آینده نزدیک کاربردی نخواهد داشت.»

اما نعیم علی نقی – سردفتر اسناد رسمی – معتقد است الکترونیکی شدن خدمات به معنای تغییر واژه‌ها یا بی‌معنا شدن اصطلاحات موجود نیست چرا که نفس کار همان ثبت سند رسمی است اما با شیوه‌ای نوین و به‌ روز.

وی در این باره به «ایران» گفت: «دفتر اسناد رسمی به مجموعه‌ای اطلاق می‌شود که اسناد رسمی در آن تنظیم می‌شود. این نام به خاطر اینکه یک سری دفتر در آن محل وجود دارد بر آن اطلاق نشده است که حالا با حذف این دفاتر سنتی نامش تغییر کند. در همه جای دنیا دفاتر اسناد رسمی با همین نام فعالیت می‌کنند ولی این حجم دفاتر کاغذی ما را ندارند و کارشان به شکل الکترونیکی انجام می‌شود. در ایران نیز هر چند با تأخیر اما بالاخره به سوی الکترونیکی شدن قدم بر داشتیم و این به معنای حذف دفاتر نیست بلکه شکل دفاتر از سنتی و کاغذی به الکترونیکی تغییر کرده است.از سوی دیگر از قدیم گفته‌اند «شرف المکان بالمکین »یعنی جایگاه دفترخانه به دفاتر نیست به کسی است که به عنوان سردفتر مسئولیت اداره آن را به عهده دارد. بزرگترین آیه قرآن در سوره بقره نیز مربوط به «کاتبین بالعدل» است. بی‌تردید چند تا دفتر و کاغذ که به دفترخانه اعتبار نمی‌دهد که با حذف آنها اهمیتش تغییر کند.»

این کارشناس ارشد حقوق در ادامه گفت:« از آنجا که اسناد رسمی به نوعی با تجارت ارتباط دارد ویکی از اصول حاکم بر روابط تجاری سرعت است پس لازم بود که ما نیز خود را با پیشرفت روز هماهنگ کنیم. اگر دولت در حال گذر از شکل سنتی به الکترونیک است این تغییر در تمام قوا باید صورت گیرد و ما باید این را بدانیم که در حال حاضر در این زمینه با کشورهای همسایه فاصله زیادی داریم. از این‌رو برای سرعت بخشیدن به این مهم همه افراد جامعه باید همکاری لازم را داشته باشند. هر چند به طور قطع در این میان عده‌ای به خاطر به خطر افتادن منافع شخصی خود با این تغییرات مخالفت می‌کنند اما بی‌تردید باید نخست به منافع عموم جامعه فکر کرد و بدون اطلاع دقیق و آگاهی اظهار نظر نکرد.»

وی همچنین بزرگترین مزایای الکترونیکی شدن دفاتر اسناد رسمی را کاهش شدید آمار جعل در حد صفر دانست و گفت: قبل از این اتفاق و در نظام سنتی ما در مقوله احراز هویت افراد بشدت مشکل داشتیم . یعنی فرد می‌آمد دفتر را امضا می‌کرد و جمله ثبت با سند برابر است را می‌نوشت اما بعداً منکر می‌شد و می‌گفت امضای مرا جعل کرده‌اند. اما با این سیستم که اثر انگشت افراد ثبت می‌شود دیگر امکان جعل و اینکه فرد منکر امضایش شود وجود ندارد. از دیگر مزایای این اقدام نیز صرفه‌جویی در وقت است که یکی از با ارزش‌ترین سرمایه‌های بشر است. به گفته کارشناسان مربوطه با توجه به اینکه سیستم دفاتر الکترونیکی شده است در هر سند، حدود نیم ساعت سرعت کار بیشتر شده است. یعنی برای 6 مراجعه‌کننده 3 ساعت در کار و وقت صرفه‌جویی می‌شود.

این سردفتر در ادامه به بروز برخی اختلالات در سیستم اینترنتی و الکترونیکی اشاره کرد و گفت: «هر چند گاهی اوقات قطعی یا اختلال در سیستم باعث کندی کار ما می‌شود و اجتناب‌ناپذیر است اما این دلیل بر اشکال در سامانه سازمان ثبت اسناد و املاک کشورنیست. بلکه برخی از این اشکالات به زیر ساخت شبکه مخابراتی و وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات مربوط می‌شود. که این سازمان‌ها نیز باید همکاری لازم را در این خصوص برای جلوگیری از اتلاف وقت و معطل نشدن مردم داشته باشند. در هر صورت در همه جای دنیا این اختلال سیستمی وجود دارد و امیدواریم که روز به روز با کاهش موانع و مشکلات به منویات رهبر معظم انقلاب و در نتیجه دولت و سازمان ثبت نزدیک‌تر شویم.»همواره با اجرایی شدن هر قانون جدیدی، با وجود بررسی‌ها و تحقیقات کارشناسانه دقیق باز هم شاهد اتفاق‌های پیش‌بینی نشده‌ای خواهیم بود که فقط در مرحله اجرا بروز می‌کند و باید راه حلی برای آنها یافت. با این حال امیدواریم با اجرای این قانون حداقل شاهد کاهش تخلفاتی نظیر جعل یا سوءاستفاده‌های مالی در نظام ثبت اسناد رسمی کشور باشیم.

با اندکی اضافات و تلخیص برگرفته از روزنامه ایران، صفحه 16، تاریخ انتشار: سه شنبه 27 مهر 1395، شماره: 6336 .