تفویض اختیار هیات نظارت به روسای واحدهای ثبتی

هیات نظارت برای اولین بار در تاریخ ٢۴‏/ ١٢‏/ ١٣١٠‏ به موجب قانون ثبت اسناد و املاک وارد ثبت گردیده است و در سال ١٣١٧‏و ١٣۵١‏ تغییراتی در ساختار و تشکیلات و صلاحیت هیات نظارت ایجاد گردید. طبق ماده ۶‏ قانون ثبت اسناد و املاک برای رسیدگی به کلیه اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبت اسناد و املاک در مقر هر دادگاه استان، هیاتی به نام هیات نظارت مرکب از رئیس ثبت استان یا قائم مقام او، دو نفر از قضات دادگاه استان تهران به انتخاب وزیر دادگستری تشکیل می شود، هیات مزبور به کلیه اشتباهات ثبتی مربوط به امور ثبتی در حوزه قضایی استان رسیدگی می نماید.

شعار سال: ترکیب اعضاء هیات نظارت:
رئیس ثبت استان یا قائم مقام او
دو نفر از قضات دادگاه تجدید نظر استان به انتخاب رئیس قوه قضائیه
برای هیات یک عضو علی البدل از قضات دادگستری یا کارمندان مرکز استان از طرف قوه قضائیه تعیین خواهد شد.
برای هیات مزبور یک عضو علی البدل از قضات دادگستری یا کارمندان مرکز استان از طرف وزیر دادگستری تعیین خواهد شد.
گرچه در ماده ۶ اصلاحی مصوب ١٣۵١‏ گفته شده است که اعضای اصلی قضایی و عضو علی البدل هیات نظارت را وزیر دادگستری تعیین می‌کند، ولی با توجه به قانون اساسی و نظریه ۴٢١‏ تاریخ ١‏/ ٩‏/ ١٣۵٩‏ شورای نگهبان در تفسیر اصل ١۵٧‏آن قانون در نظام جمهوری اسلامی ایران انتخاب قضات و عضو علی البدل آن در صلاحیت و بر عهده شورای عالی قضایی است و با اصلاحاتی که در قانون اساسی به عمل آمده است، وظیفه شورای عالی قضایی به رئیس قوه قضائیه محول گردیده است. همان طور که بیان شد برای هیات یک عضو علی البدل در نظر گرفته شده است.
عضو علی البدل هیات نظارت ممکن است از میان کارمندان اداره ثبت مرکز استان یا قضات دادگستری مرکز استان انتخاب شود؛ بنابراین عضو علی البدل می‌تواند غیر قاضی؛ یعنی کارمند اداره ثبت مرکز استان و یا قاضی هریک از دادگاه‌های مرکز استان باشد. عضو علی البدل در موقعی که یکی از اعضای اصلی به علت بیماری یا مرخصی یا ماموریت یا هر علت دیگری غایب یا مردود و ممنوع از رسیدگی باشد، به جای او در جلسات شرکت می‌نماید؛ لذا می‌توان نتیجه گرفت، در قانون سال ا ١٣۵‏جلسات هیات نظارت حداقل با حضور یک قاضی رسمیت می‌یابد و ترکیب اعضای آن عبارت خواهد بود از سه قاضی و یا دو قاضی و یک عضو ثبتی و یا دو عضو ثبتی و یک قاضی.
هیات نظارت یک مرجع اداری است، هر چند در ترکیب اعضای آن یک عضو قاضی حضور دارد، لکن یک مرجع قضایی نمی‌باشد و رسیدگی آن شکلی است نه ماهوی؛ زیرا اگرچه قضات مذکور دارای ابلاغ قضایی می‌باشند، اما در ارتباط با موارد پیش بینی شده در حدود صلاحیت هیات نظارت، رسیدگی آن‌ها اداری می‌باشد. البته تشریفات رسیدگی هیات نظارت مانند (تشکیل پرونده، تنظیم گزارش، ثبت آرا، ابلاغ رای و.) با تشریفات رسیدگی در مراجع قضایی شباهت دارد؛ بنابراین می‌توان گفت: هیات نظارت یک مرجع شبه قضایی یا اداری است.
رسیدگی در هیات نظارت یا در صورت گزارش و درخواست از طرف ثبت محل و یا در اثر شکایت ذی نفع می‌باشد.

محل تشکیل جلسات هیات نظارت:
مکان تشکیل جلسات هیات نظارت، اداره کل ثبت استان مربوطه می‌باشد و مقر دادگاه استان، مرکز استان است؛ بنابراین تشکیل هیات نظارت در شهرستان‌ها مجاز نمی‌باشد و زمان تشکیل جلسات هیات نظارت با توجه به ماده ٢‏ آیین نامه اجرای رسیدگی به اسناد مالکیت معارض، جلسات هیات حداقل دوبار در هفته تشکیل خواهد شد.
هیات نظارت در خصوص موارد مندرج در قانون که به آن‌ها تصریح گردیده، رسیدگی و رای صادر می‌نماید. در رای هیات نظارت، در ابتدا گزارش کامل پرونده و بیان اشکال و موضوع اختلاف و جریان کامل رسیدگی و استدلال و کلیه اقدامات هیات از ابتدای رسیدگی تا مرحله صدور ر‌ای ذکر می‌گردد و رای هیات نظارت می‌بایستی مستدل و مستند به قانون باشد و در آن به صراحت قید شود که قطعی است و یا قابل تجدید نظر و اعتراض می‌باشد.

اشخاصی که حق اعتراض به رای هیات نظارت را دارند از قرار ذیل می‌باشند؛
ا- ذی نفع در موضوع مطرح شده هیات نظارت؛
۲- رئیس سازمان ثبت اسناد وا املاک کشور در مواردی که آراء هیات‌های نظارت متناقض و یا خلاف قانون صادر شده با شد، به منظور ایجاد وحدت رویه موضوع برای رسیدگی و اعلام نظر به شورای عالی ثبت ارجاع می‌گردد.
صلاحیت محلی هیات نظارت هر استان مربوط به اختلافات و اشتباهات ثبتی مربوط به حوزه قضایی همان استان می‌باشد و صلاحیت رسیدگی به اشتباهات و اختلافات ثبتی خارج از استان را ندارند.

حدود صلاحیت و وظایف هیات نظارت:
مطابق با ماده ٢۵‏ اصلاحی قانون ثبت حدود صلاحیت و وظایف هیات نظارت بدین قرار است: (مصوب ۱۸/۱۰/۱۳۵۱)

١‏- هرگاه در اجرای مقررات ماده ۱۱ برای پذیرفتن تقاضای ثبت اختلافی بین اشخاص و اداره ثبت واقع شود و یا اشتباهی بوجود آید و یا در تصرف اشخاص تزاحم و تعارض باشد، رفع اختلاف و تعیین تکلیف و یا ابطال و یا اصلاح درخواست ثبت با هیات نظارت است.

٢‏- هرگاه هیات نظارت تشخیص دهد که در جریان مقدماتی ثبت املاک اشتباه موثر واقع شده، آن اشتباه و همچنین عملیات بعدی که اشتباه مزبور در آن موثر بوده، ابطال و جریان ثبت طبق مقررات تجدید یا تکمیل یا اصلاح می‌گردد.

٣‏- هرگاه در موقع ثبت ملک و یا ثبت انتقالات بعدی صرفاً به علت عدم توجه و دقت نویسنده سند مالکیت و یا دفتر املاک اشتباه قلمی رخ دهد و همچنین در صورتی که ثبت دفتر املاک مخالف یا مغایر سند رسمی یا حکم نهایی دادگاه باشد، هیات نظارت پس از رسیدگی و احراز وقوع اشتباه دستور اصلاح ثبت دفتر املاک و سند مالکیت را صادر خواهد کرد.

۴- اشتباهاتی که قبل از ثبت ملک در جریان عملیات مقدماتی ثبت پیش آمده و موقع ثبت ملک در دفتر املاک مورد توجه قرار نگرفته، و بعداً اداره ثبت متوجه آن گردد، در هیات نظارت مطرح می‌شود و در صورتی که پس از رسیدگی وقوع اشتباه محرز و مسلم تشخیص گردد و اصلاح اشتباه به حق کسی خلل نرساند، هیات نظارت دستور رفع اشتباه و اصلاح آن را صادر می‌نماید و در صورتی که اصلاح مزبور خللی به حق کسی برساند، به شخص ذی نفع اخطار می‌کند که می‌تواند به دادگاه مراجعه نماید و اداره ثبت دستور رفع اشتباه یا اصلاح آن را پس از تعیین تکلیف نهایی در دادگاه صادر خواهد نمود.

‏۵ - رسیدگی به تعارض در اسناد مالکیت کلاً یا بعضاً خواه نسبت به اصل ملک خواه نسبت به حدود و حقوق ارتفاقی آن با هیات نظارت است.

۶-‏رسیدگی و رفع اشتباهی که در عملیات تفکیکی رخ دهد و منتج به انتقال رسمی یا ثبت دفتر املاک شود، با هیات نظارت است مشروط بر اینکه رفع اشتباه مزبور خللی به حق کسی نرساند.

٧‏- هرگاه در طرز تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آن‌ها با قوانین، اشکال یا اشتباهی پیش آید؛ رفع اشکال و اشتباه و صدور دستور لازم با هیات نظارت خواهد بود.

٨‏- رسیدگی به اعتراضات اشخاص نسبت به نظریه رئیس ثبت در مورد تخلفات و اشتباهات اجرایی با هیات نظارت است.

‏تبصره ۱- در مواردی که بر حسب تشخیص هیات نظارت مقرر شود که آگهی‌های نوبتی تجدید گردد، ظرف سی روز از تاریخ انتشار آگهی مجدد که فقط یک نوبت خواهد بود، معترضین حق اعتراض خواهند داشت.

تبصره ۲-در صورتی که اشتباه از طرف درخواست کننده ثبت باشد، هزینه تجدید عملیات مقدماتی ثبت به طریقی که در آیین نامه تعیین خواهد شد، به عهده درخواست کننده خواهد بود.

تبصره ۳ - رسیدگی هیأت نظارت در موارد مذکور در بند‌های یک و دو این ماده تا وقتی است که ملک در دفتر املاک به ثبت نرسیده باشد.

تبصره ۴- آراء هیات نظارت فقط در مورد بند‌های یک و پنج و هفت این ماده بر اثر شکایت ذی نفع قابل تجدید نظر در شورای عالی ثبت خواهد بود، ولی مدیر کل ثبت به منظور ایجاد وحدت رویه در مواردی که آراء هیات‌های نظارت متناقض و یا خلاف قانون صادر شده باشد، موضوع را برای رسیدگی و اعلام نظر به شورای عالی ثبت ارجاع می‌نماید و در صورتی که رای هیات نظارت به موقع اجرا گذارده نشده باشد، طبق نظر شورای عالی ثبت به موقع اجرا گذارده می‌شود. در مورد ایجاد وحدت رویه نظر شورای عالی ثبت برای هیات‌های نظارت لازم الاتباع خواهد بود.

تبصره ۵- در مورد بند‌های یک و پنج و هفت رای هیات نظارت برای اطلاع ذی نفع به مدت بیست روز در تابلوی اعلانات ثبت محل الصاق و سپس به موقع اجرا گذاشته می‌شود. وصول شکایت از ناحیه ذی نفع چنانچه قبل از اجرای رای باشد، اجرای رای را متوقف می‌نماید و رسیدگی و تعیین تکلیف با شورای عالی ثبت خواهد بود، هرگاه شورای عالی ثبت در تجدید رسیدگی رای هیات نظارت را تایید نماید، عملیات اجرایی تعقیب می‌گردد.

نکته: غیر از موارد مذکور در ماده ٢۵‏ اصلاحی قانون ثبت، یکی از صلاحیت‌های هیات نظارت به استناد ماده ١٧٢‏آیین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی لازم الاجرا، به شرح زیر می‌باشد:
‏پس از تنظیم و امضای صورت مجلس مزایده، شکایت از عمل اجرا از کسی مسموع نیست. این امر مانع از آن نمی‌شود ‏که هرگاه قبل از تنظیم و امضای سند انتقال یا تحویل مال، رئیس ثبت محل عمل اجرا را مخالف قانون تشخیص دهند، رای بر تجدید عمل اجرایی داده و رای صادره برابر ماده ١۴٩‏به اشخاص ذی نفع ابلاغ و قابل شکایت و رسیدگی در هیات نظارت است.

نکته: در ماده. ٢٠‏آیین نامه اجرایی قانون اصلاحی مواد ١‏و ٢‏و ٣‏ مقرر گردیده: «در صورتی که معلوم شود در آراء هیات‌های سابق و یا فعلی مطلبی سهواً از قلم افتاده و یا اشتباه رخ داده و یا در مبانی مستند رای اشتباهی پیش آمده باشد، چنانچه رای اجرا نشده باشد هیات پس از بررسی، رای اصلاحی صادر می‌نمایند. در این صورت دبیر هیات مکلف است مفاد رای اصلاحی را نیز در دفتر آراء ثبت نمو‏ده، شماره و تاریخ آن را در دفتر ثبت آراء در ستون ملاحضات رای قبلی قید نماید و به امضای هیات برساند و به واحد ثبتی ابلاغ کند و در صورتی که رای هیات به مرحله اجرا در آمده باشد، مراتب اشتباه توسط ثبت محل برای طرح در هیات نظارت به ثبت استان گزارش می‌گردد. هیات نظارت در صورت لزوم با جلب نظر هیات حل اختلاف اتخاذ تصمیم می‌نماید. در صورت ثبت ملک در دفتر املاک، رئیس ثبت باید مراتب را با اظهار نظر صریح و مستدل برای طرح در هیات نظارت به اداره کل ثبت استان گزارش کند. رفع اشتباه حسب مورد طبق تصمیم هیات حل اختلاف و هیات نظارت به عمل خواهد آمد.

نکته: صلاحیت هیات نظارت طبق ماده ٩‏ آیین نامه اجرایی بند ۴ ماده ١٣٣ در صورتی که معلوم شود در آراء صادرشده هیات‌ها به علت سهو قلم، مطلبی ساقط شده یا اشتباه رخ داد است یا در مبنای مستند رای اشتباهی پیش آمده باشد، چنانچه رای اجرا نشده باشد، هیات پس از بررسی، رای اصلاحی صادر می‌نماید، در این صورت دبیر هیات مکلف است مفاد رای اصلاحی را در دفتر آراء ثبت نموده و شماره و تاریخ آن را در ملاحظات رای قبلی قید و به امضای هیات رسانده و به واحد ثبتی ابلاغ نماید. در صورتی که رای اجرا شده باشد، مراتب اشتباه به هیات نظارت ثبت استان گزارش می‌شود؛ و آراء هیات نظارت طبق تبصره ماده ٨‏ آیین نامه اجرایی قانون مزبور، قابل شکایت و تجدید نظر در شورای عالی ثبت است.
صلاحیت هیات نظارت محدود به مواردی است که آراء هیات‌ها اجرا شده باشد و به علت سهو قلم مطالبی ساقط شده یا اشتباه رخ داده است و یا در مبانی مستند رای اشتباه پیش آمده باشد، در این صورت مراتب اشتباه به هیات نظارت گزارش خواهد شد، در غیر این صورت چنانچه رای اجرا نشده باشد، هیات حل اختلاف رای اصلاحی صادر خواهد کرد.

نکته: به طور کلی، رسیدگی‌های هیات نظارت واجد جنبه ترافعی نبوده و در حد رفع اشتباهات و تشخیص صحت و سقم اقدامات و وجود و تحقق تعارض خلاصه می‌گردد، به همین جهت می‌توان تصمیمات هیات نظارت را تصمیمات شبه قضایی تلقی نمود.
در مجموعه بخش نامه‌های ثبتی بند ٣٨۵‏ آمده است؛ روسای واحد‌های ثبتی که به قائم مقامی از طرف هیات نظارت اختیار اظهار نظر و انشای رای نسبت به بعضی از اشتباهات ثبتی طبق فهرست مصوبه هیات ‏نظارت را دارند، باید به مسئولیت خطیری که به عهده آن‌ها محول است توجه داشته و آرا خود را کاملا با موضوع اشتباه و رای هیات نظارت که ضمن این بخش نامه ابلاغ شده تطبیق نمایند و دستور مقتضی صادر نمایند؛ زیرا مسئولیت این موضوع مستقیما و بدون پذیرفته شدن هیچ گونه عذری متوجه آن‌ها خواهد شد.
در مواردی که در تطبیق اشتباه رای هبات نظارت کوجک تربن اختلاف با تردیدی به نظر برسد با مورد اشتباه خارج از موارد مندرج در فهرست مصوبه هیات نظارت باشد، باید کماکان گزار ش امر را برای اظهار نظر به هیات نظارت ثبت منطفه ارسال نمایند.
در مجموعه بخشنامه‌های ثبنی بند ۹۸۶ ‏مقرر گردیده است اختیارات تفویضی شماره ۱۴۰۰-۱/۴/۱۳۵۳ هیات نظارت منطفه مرکزی که با توجه به ماده ١٠‏ آیین نامه اجرابی رسیدگی به اسناد معارض هیات نظارت قانون ثبت از نظر وحدت رویه در جلسه ناربخ ۲۴/۱۲/١٣٥٣‏ مورد تصوبب شورای عالی ثبت قرار گرفته برای اجرا بپوست ارسال می‌گردد، مقتضی است مراتب را به کلیه واحد‌های تابعه ابلاغ نمایند.

تفویض اختیار هیات نظارت به روسای واحد‌های ثبتی
در مجموعه بخش نامه‌های ثبتی بند ٣٨٧‏ ذکر شده است:چون منظور از تصویب مواد اصلاحی قانون ثبت و آیین نامه‌ها انجام مراجعات و مشکلات ارباب رجوع می‌باشد و از طرفی در امور جاری هیات نظارت ملاحظه می‌شود نسبت به بعضی موارد که اتخاذ تصمیم از ناحیه روسای واحد‌های ثبتی (با اجازه این هیات) در ظرف مدت اندک امکان دارد و با رد و بدل شدن گزارش‌ها و احیاناً مکاتبات متعددی که برای روشن شدن مطالب به عمل می‌آید، مدت‌ها وقت مامورین محلی و هیات نظارت اشغال و قطعآ اتخاذ تصمیم مدتی به تاخیر می‌افتد، علی هذا هیات نظارت ثبت منطقه مرکزی با اختیار حاصله از ماده ١٠‏آیین نامه ماده ٢۵‏ اصلاحی قانون ثبت در جلسه تاریخ ٢٨‏خرداد ١٣۵٣‏ ضمن تعیین موارد جدیدی علاوه برموضوعات مذکور در دستور شماره ٣٧٠٠‏- ٢۴‏ا ٨‏ا ١٣۵٢‏کلیه مواردی که تصمیم گیری درباره آن طبق نظریه کلی این هیات به عهده آقایان روسای واحد‌های ثبتی گذارده می‌شود، به شرح زیر تایید و تصویب می‌نماید:

الف) اشتباهات موثر در آگهی‌های نوبتی:
١‏- اشتباهات در نام متقاضی یا قائم مقام قانونی او.
۲‏- اشتباه در نام خانوادگی متقاضی ثبت، در مواردی که نام خانوادگی اساسآ آگهی نشده و یا تمام نام خانوادگی اشتباه شده باشد.
۳‏- اشتباه در محل وقوع ملک در صورتی که طوری ذکر شده باشد که منطبق با محل دیگری گردد.
۴- ‏اشتباه در نوع ملک.
۵- اشتباه در شماره اصلی ملک یا عدم ذکر آن.
۶- اشتباه در شماره فرعی ملک در مواردی که اشتباه در اظهارنامه هم به عمل آمده باشد.
٧‏- اشتباه در نام قریه یا مزرعه یا قنات مورد تقاضای ثبت.
۸- در مواردی که تقاضا به دیگری منتقل شده و پرونده حاکی از امر انتقال بوده، مع هذا به اشتباه آگهی نوبتی به نام انتقال دهنده منتقل شده باشد.

ب) اشتباهات غیر موثر در آگهی‌های نوبتی:
۱- اشتباه در شماره فرعی ملک که در اظهارنامه صحیحاً قید، ولی در آگهی اشتباه شده باشد.
۲- اشتباه در مضاف الیه نام خانوادگی یا عدم ذکر مضاف الیه.
۳- عدم قید نام خانوادگی مالک در صورتی که نام پدر قید شده باشد.
۴- هرگاه آگهی زاید بر میزان موارد تقاضای ثبت منتشر شده باشد.
۵‏- هرگاه اطلاع اداره ثبت از وقوع معامله بعد از انتشار آگهی‌ها بوده و مورد تقاضا به نام انتقال دهنده آگهی شده باشد.
۶- اشتباه در ذکر شهرت مالک یا عدم ذکر آن.

ج) اشتباهات موثر در آگهی‌های تحدیدی:
۱- اشتباه در شماره پلاک اعم از اصلی یا فرعی یا عدم ذکر هر یک از آنها.
۲‏‌- اشتباه یا عدم ذکر نام یا نام خانوادگی متقاضی ثبت یا قائم مقام قانونی وی.
۳ - اشتباه در محل وقوع ملک و همچنین عدم ذکر محل وقوع ملک.
۴‏- اشتباه در نوع ملک همچنین عدم ذکر نوع ملک.
۵‏- عدم رعایت ماده ۱۴‏ قانون ثبت به این ترتیب که در انتشار آگهی تحدید، ترتیب شماره املاک رعایت نشده باشد.
۶‏- عدم رعایت ماده ۶۷ آئین نامه قانون ثبت که باید فاصله قبل از انتشار آگهی تحدید و روز تحدید حدود کمتر از ۲۰ روز و بیش از ۶۰ روز نباشد.
۷- ‏ در صورتی که با وجود اطلاع اداره از وقوع معامله قبل از انتشار آگهی تحدید به اشتباه آگهی تحدید به نام فروشنده منتشر شده باشد.

د) اشتباهات غیر موثر آگهی تحدیدی:
۱‏- اشثباه در مضاف الیه نام خانوادگی یا عدم قید آن.
٢‏- عدم قید و اشتباه در ذکر نام و نام خانوادگی بعضی از شرکا مشروط بر اینکه حداقل نام و نام خانوادگی یکی از متقاضیان صحیح آگهی شده باشد.
۳‏- اشتباه در ذکر مقدار مورد تقاضا اعم از اینکه بیشتر یا کمتر آگهی شده باشد.
۴- اشتباه در نشر آگهی به نام فروشنده در صورتی که اطلاع اداره از وقوع معامله پس از انتشار آگهی تحدید باشد.
۵ - انتشار آگهی تحدید حدود اختصاصی قبل از آگهی انتشار ماده ١۴‏قانون ثبت.

‏ه) اشتباهات در عملیات ثبتی:
١‏- هرگاه صرفاً در ذکر جهات اربعه ملک در صورت مجلس تحدید حدود اشتباه شده باشد، پس از تطبیق با مجاورین آن‌ها و احراز عدم تجاوز به مجاورین و شوارع اصلاح صورت مجلس تحدید حدود صورت می‌گیرد.
٢‏- هرگاه تحدید حدود ملکی به معرفی مالک یا نماینده قانونی او در وقت مقرر به عمل آمده و اشتباهاً صورت مجلس تحدید حدود به امضای مالک یا نماینده قانونی او نرسیده باشد، در صورتی که با مجاورین اختلافی در بین نباشد مانعی ندارد که صورت مجلس تحدیدی با حضور نماینده ثبت به امضای متقاضی یا قائم مقام قانونی او برسد.
۳ - هرگاه تحدید حدود در غیر روز مذکور در آگهی تحدیدی به عمل آمده و همچنین در صورتی که صورت مجلس تحدیدی به امضای نماینده مجدداً نرسیده باشد، در هر دو مورد عملیات تحدیدی با انتشار آگهی تحدیدی تجدید خواهد شد.
۴- در مواردی که نقشه بردار در عملیات تحدیدی حاضر بوده و نقشه مربوطه را تهیه و امضا و تسلیم نموده است و صورتمجلس تحدیدی به امضاء نقشه بردار نرسیده باشد، در صورتی که نقشه با صورت مجلس تحدیدی از هر حیث منطبق بوده و هیچ گونه اختلافی نداشته باشد ادامه عملیات ثبتی بلامانع است.

و) اشتباهات در املاک ثبت شده:
ا- هرگاه شماره یا شهرت یا نوع ملک و یا محل وقوع آن و همچنین نام یا نام خانوادگی مالک در اظهارنامه و آگهی‌های نوبتی به درستی قید، ولی در موقع ثبت ملک در دفتر املاک یا سند مالکیت یا در یکی از موارد مذکور اشتباهی شده باشد، پس از رسیدگی و احراز وقوع اشتباه مراتب در ستون ملاحظات ثبت و در سند مالکیت توضیح داده شود.
٢‏- هرگاه نام پدر مالک یا شماره شناسنامه مالک یا محل صدور آن در اظهارنامه صحیحاً قید شود، ولی در موقع ثبت ملک در دفتر املاک یا در سند مالکیت اشتباهی شده باشد، پس از رسیدگی و تطبیق شناسنامه متقاضی با اظهارنامه و نبودن اختلافی در سایر مشخصات شناسنامه، در رفع اشتباه به طرق فوق اقدم می‌گردد.
٣‏- هرگاه نام یا نام خانوادگی یا شماره شناسنامه مالک در اظهارنامه و آگهی یا یکی از آن‌ها اشتباه شده و با همان اشتباه ملک به ثبت رسیده باشد، پس از انطباق شناسنامه متقاضی به وسیله تحقیق از اد! ره ثبت احوال و احراز تصرفات مالکانه و بلامعارض بودن آن و نبودن اختلافی در سایر مشخصات در شناسنامه به ترتیب فوق در رفع اشتباه اقدام می‌گردد.
۴- هرگاه سهم مالک به اشتباه زاید بر میزانی که تقاضا و آگهی شده یا مورد انتقال واقع گردیده، ثبت و سند مالکیت صادر و تسلیم شده باشد و مالک در اداره حاضر و کتبی این موضوع را گواهی و سند مالکیت را برای اصلاح تسلیم نماید، با قید توضیح لازم در ملاحظات ثبت ملک و سند مالکیت در رفع اشتباه اقدام شود.
۵- هرگاه در تعیین شماره ملک یکی از مجاورین در صورتمجلس تحدیدی و ثبت ملک یا یکی از آن‌ها اشتباه شده باشد، با معاینه محل و تطبیق با پرونده مجاور و احراز وقوع اشتباه و نبودن اختلاف و تعارض در صورتی که در حدفاصل تغییری داده نشود و اقدام به رفع اشتباه خللی به حق غیر نرساند، در رفع اشتباه با قید شماره صحیح ملک در ملاحظاات ثبت ملک و سند مالکیت اقدام می‌شود.
۶- هرگاه معامله از نوع شرطی یا رهنی یا اجاره و امثال آن بوده، ولی در موقع ثبت آن اشتباهاً به عنوان معامله قطعی، ثبت دفتر املاک شده باشد و یا بالعکس پس از احراز وقوع اشتباه و تحقیق از دفترخانه مربوطه در صورتی که سند مالکیت از این جهت اشتباهی نداشته باشد، دفتر املاک اصلاح و الآ پس از مطالبه و ملاحظه سند مالکیت یک جا اقدام می‌گردد.
٧‏- در موردی که ثبت ملک در دفتر املاک به استناد سند انتقال رسمی بوده در یکی از مشخصات شناسنامه انتقال گیرنده موقع تنظیم سند انتقال اشتباهی رخ داده باشد و با همان اشتباه، ملک به نام خریدار به ثبت رسیده و سند مالکیت صادر شده باشد، باید در صورت امکان بدواً در اصلاح سند رسمی به وسیله دفترخانه مربوطه طبق مقررات اقدام و سپس مراتب در ملاحظات ثبت ملک و سند مالکیت قید و در صورت عدم حضور طرف معامله با تحقیق از اداره ثبت احوال و احراز اشتباه به شرح فوق اقدام می‌گردد.
٨‏- هرگاه در سند مالکیت و ثبت دفتر املاک به واسطه اشتباه دفترخانه در تنظیم خلاصه معامله برخلاف مدلول سند انتقال اشتباهی روی داده شده باشد، پس از احراز وقوع اشتباه و اعلام کتبی دفترخانه مربوط دایر بر اینکه سند معامله صحیح تنظیم گردیده با توضیح لازم در ستون ملاحظات ثبت یا سند مالکیت در رفع اشتباه اقدام می‌گردد.
٩‏- در مواردی که حدود اربعه ملک در صورت مجلس تحدید یا صورت مجلس تفکیک یا تقسیم نامه رسمی یا دادنامه افراز به طور صحیح قید شده، لیکن در موقع ثبت ملک در دفتر املاک حدی ساقط یا اشتباه شود، پس از احراز وقوع اشتباه با توجه به سوابق مربوطه و انطباق با مجاور و نبودن اختلاف، مراتب در ملاحظات ثبت و سند مالکیت قید می‌شود.
١٠‏- هرگاه در ذکر جهات اربعه ملک اشتباه شده و با همان اشتباه ملک در دفتر املاک ثبت شده باشد، پس از احراز اشتباه به شرط اینکه اختلافی با مجاورین و همچنین اختلافی در حد فاصل نباشد، اصلاح آن بلامانع است.

ز) امور متفرقه:
۱- هرگاه در نتیجه تغییر وضع مجاور املاک ثبت شده و تبدیل حد به کوچه اصلاح سند مالکیت، در حدی که قبلاً به ملک مجاور و فعلاً به کوچه محدود است تقاضا شود، در صورتی که کوچه مورد بحث بن بست نباشد و شهرداری نیز عمومی بودن کوچه را تایید نماید، اصلاح ثبت دفتر املاک و سند مالکیت از این جهت مانعی نخواهد داشت.
٢‏- در مورد کسر مساحت و طول اضلاع چنانچه مالک کتبی تقاضای اصلاح سند مالکیت خود را بنماید و با کسر مساحت و طول اضلاع موافق باشد و مورد ثبت در وثیقه و بازداشت و بند «ز» نباشد، اصلاح ثبت ملک و سند مالکیت بلامانع است.
٣‏- در مواردی که مساحت و طول اضلاع ملکی به منظور اجرای طرح شهرداری کسر و ثبت دفتر املاک و سند مالکیت اصلاح شده باشد و بعداً شهرداری از طرح اصلاحی انصراف حاصل نماید و مالک تقاضای اصلاح سند مالکیت را به صورت اولیه بنماید، اصلاح ثبت و سند به وضع اولیه، به شرط موافقت شهرداری بلامانع است.

نکته: مادام که عملیات اداره ثبت به موجب رأی هیأت نظارت در حدود ماده ۲۵ قانون ثبت باطل است، نمی‌توان حکم به بی تأثیری تقاضای ثبت داد.

شرایط صدور و ابلاغ آراء هیأت نظارت:
طبق ماده ۵ آیین نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیّت معارض و هیأت نظارت و شورای عالی: «رأی هیأت نظارت دارای مقدمه‌ای مشتمل بر خلاصه جریان کار و بیان اشکال و موضوع اختلاف بوده و مستدل و منجز بدون قید و شرط و ابهام صادر می‌شود و آراء صادره باید مستند به عنوان قانون باشد و در آن صریحاً قید شود که قطعی یا قابل تجدید نظر می‌باشد.»
به موجب تبصره چهار ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت: آراء هیأت نظارت فقط در مورد بند‌های یک و پنج و هفت این ماده بر اثر شکایت ذینفع قابل تجدیدنظر می‌باشند، لذا در سایر بند‌های ماده مذکور آراء هیات قطعی خواهد بود. بند ۳۹۷ بخش نامه‌های ثبتی در اجرای تبصره چهار ماده ۲۵ مذکور به شرح ذیل صادر شده است: «با اینکه در قسمت آخر ماده ۵ آیین نامه مربوط به اجرای تبصره چهار از ماده ۲۵ اصلاحی تبصره دو ماده ١۴۴‏ قانون اصلاحی ثبت مقرر گردیده است در آراء صادره از هیات نظارت صریحاً قید شود که قطعی است یا قابل تجدبد نظر می‌با شد، مع هذا بنا به گزار ش اداره اجرا در بعضی از آراء هیات نظارت بعضی مناطق رعایت ماده مذکور نشده، لذا به این وسیله اعلام می‌شود که مدیران مناطق در هنگام طرح موضوع و تصمبم گیری این نکته را به امضای هیات نظارت یاد آوری نمایند.
به موجب بند هفت آیین نامه اجرایی اسناد مالکیت معارض و هیات نظارت و شورای عالی مفاد آراء هیات نظارت و شورای عالی ثبت باید به ترتیب صدور و با ذکر شماره و تاریخ در دفتر ثبت آراء قید و به امضای صادرکنندگان برسد.
همچنین در ماده ٨‏ آیین نامه مذکور مقرر گردیده که از هر یک از آراء هیات نظارت باید یک نسخه به اداره دبیرخانه ثبت کل املاک فرستاده شود. در ارتباط با ابلاغ آرا، هیات نظارت در ماده ٩‏ آیین نامه یاد شده مقرر گردیده است که: واحد‌های ثبتی مکلف اند آراء هیات نظارت را در دفتر اندیکاتور ثبت نمایند؛ و در مورد آراء مذکور در تبصره پنج ماده ٢۵‏اصلاحی باید فوراً رونوشت رای در تابلو اعلانات ثبت محل الصاق گردد، تاریخ الصاق با تمام حروف در ذیل رای الصاقی ثبت و با تذکر به اینکه تا بیست روز قابل تجدید نظر است، به امضا و گواهی مسئول مربوط برسد. مرجع تسلیم اعتراض به رای هیات نظارت واحد ثبتی است که رای مزبور در تابلو اعلانات آن الصاق شده است. لازم به ذکر است الصاق رونوشت رای در تابلو اعلانات ثبت محل، ابلاغ آن محسوب می‌شود.

شورای عالی ثبت
شورای عالی ثبت برای اولین بار در قانون ثبت اسناد و املاک اصلاحی مصوب ۱۰/۷/۱۳۱۷ وارد ساختار ثبت گردید. در ماده ۶ قانون مذکور مقرر گردیده است: برای رسیدگی به اختلافات و اشتباهات حاصله در امور مربوط به ثبت املاک و ثبت اسناد و تشخیص وقوع و موثر بودن اشتباه و رفع اختلاف و اخذ تصمیم مقتضی، دو هیات به عنوان شورای عالی ثبت و هیات نظارت در اداره کل ثبت تشکیل می‌شود، شورای عالی ثبت، مرکب خواهد بود از مدعی العموم دیوان عالی تمیز و مدیر کل امور قضایی (یا یک نفر از اعضای عالی رتبه برای تعیین وزیر عدلیه) و مدیرکل ثبت. اما تشکیلات شورای عالی ثبت در ماده ٢۵‏ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۵/۱۰/۱۳۵۱ تغییر نمود.
شورای عالی ثبت از جمله مراجع اداری مهمی است که در سازمان ثبت اسناد و املاک تشکیل می‌شود. در ماده ٢۵‏مکرر قانون اثبت اسناد و املاک مقرر گردیده است: مرجع تجدید نظر نسبت به آراء هیات نظارت شورای عالی ثبت خواهد بود، که دارای دو شعبه به شرح ذیل می‌باشد:
· شعبه مربوط به املاک
· شعبه مربوط به اسناد

ترکیب اعضاء شورای عالی ثبت:
در هر شعبه از شورای عالی ثبت معاون مربوط به آن قسمت و دو نفر از قضات دیوان عالی کشور که توسط رئیس قوه قضائیه تعیین می‌شود، وجود دارد. قانون درباره عضو علی البدل در موارد بیماری، غیبت یا تعذر قانونی اعضای شورای عالی ثبت، ساکت است.
طبق ماده مذکور دو قاضی شورای عالی ثبت باید از قضات دیوان عالی کشور باشند، اما به اعتقاد برخی از حقوق دانان این ماده شامل دادیاران دیوان عالی کشور هم می‌شود؛ یعنی می‌توان آنان را از میان روسای شعب یا مستشاران یا دادیاران دیوان عالی کشور تعیین نمود. اما بهتر است از مستشاران یا روسای شعب دیوان که به امور حقوقی رسیدگی می‌کنند انتخاب شوند؛ زیرا وظایف شورای عالی ثبت ارتباطی به مسائل جزایی ندارد.

محل تشکیل جلسات شورای عالی ثبت:
سازمان ثبت اسناد و املاک (تهران) ‏است و طبق بند یازده آیین نامه اجرای رسیدگی به اسناد معارض، جلسات شورای عالی ثبت حداقل هفته‌ای یک بار خارج از ساعات اداری تشکیل می‌گردد.

وظایف و اختیارات شورای عالی ثبت:
با توجه به ماده ٢۵‏و ٢۵‏مکرر قانون ثبت اسناد و املاک و تبصره آن، وظایف و اختیارات شورای عالی ثبت به شرح ذیل می‌باشد:

۱‏- مرجع تجدید نظر نسبت به آراء هیات نظارت:
لازم به ذکر است که آرایی که قابلیت اعتراض و تجدیدنظر نداشته باشد، قابل رسیدگی در شورای عالی ثبت نمی‌باشند. تصمیمات هیات نظارت به جز در مورد بند‌های یک و پنج و هفت (تبصره چهار ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت) پس از مهلت بیست روز از تاریخ الصاق در تابلو اعلانات ثبت محل برای اطلاع ذی نفع قطعی است و در شورای عالی ثبت تجدید نظر نمی‌شود. همچنین آراء قابل تجدیدنظری که خارج از مهلت قانونی مورد اعتراض ذی نفع یا نماینده قانونی وی قرار گیرد، قابل طرح در شورای عالی ثبث نمی‌باشند.
بند‌های یک و پنج و هفت ماده ٢۵‏ قانون ثبت قابلیت اعتراض و تجدید نظر در شورای عالی ثبت را دارا می‌باشند.
همچنین در خصوص آراء صادره از هیات نظارت نسبت به ماده ٢٠‏آیین نامه اجرایی قانون اصلاح مواد ١‏و ٢‏و ٣‏ قانون ثبت مصوب ۱۹/۱/۱۳۷۱ و تبصره یک و سه آن، اصلاحی ۲۲/۸/۱۳۸۱ قابل اعتراض و تجدیدنظر در شورای عالی ثبت می‌باشد.
در خصوص تبصره هشت آیین نامه اجرایی بند چهار ماده ١٣٣‏قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران، مرجع تجدید نظر نسبت به تصمیمات هیات‌ها و آر‌اء صادره از هیات نظارت، شورای عالی ثبت می‌باشد.

٢‏- ایجاد وحدت رویه:
رئیس سازمان ثبت به منظور ایجاد وحدت رویه در مواردی که آراء هیات‌های نظارت متناقض و یا خلاف قانون صادرشده باشد، موضوع را برای رسیدگی و اعلام نظر به شورای عالی ثبت ارجاع می‌نماید.
طبق ماده ١۵‏آیین نامه اجرای رسیدگی به اسناد مالکیت معارض و هیات نظارت و شورای عالی با صدور دستور طرح موضوع در شورای عالی ثبت، اجرا متوقف می‌گردد. هر وقت شورا در تجدید رسیدگی رای قبلی را تایید نماید عملیات اجرایی تعقیب خواهد شد.

۳‏- اعلام نظر مشورتی:
طبق بند شش آیین نامه مربوط به شورای عالی ثبت، شورای عالی ثبت نسبت به اموری که طرح می‌شود، چنانچه نقایصی در مقدمات امر مشاهده نکند نظر خود را اظهار می‌دارد و وجود دعاوی در محاکم مانع رسیدگی نخواهد بود.
نکته: وصول شکایت از ناحیه ذی نفع چنانچه قبل از اجرای رای باشد، اجرای رای را موقوف می‌نماید و رسیدگی و تعیین تکلیف با شورای عالی ثبت خواهد بود، هرگاه شورای عالی ثبت در تجدید رسیدگی رای هیات نظارت را تایید نماید عملیات اجرایی تعقبب می‌شود.

شکایت از آراء شورای عالی ثبت:
طبق رای شماره ۵/۷۳/۱۹۹ هیات عمومی دیوان عدالت اداری مورخ ٣٧۵‏۱ با ملاحظه اینکه طبق تبصره دو از بند سه ماده ١١‏قانون دیوان عدالت اداری (قانون سابق)، صرفاً تصمیمات و آراء دادگاه‌ها و سایر مراجع قضایی دادگستری و نظامی و دادگاه‌های انتظامی قضات دادگستری و ارتش، قابل شکایت در دیوان عدالت اداری نمی‌باشد و با عنایت به اینکه آراء صادره از شورای عالی ثبت از جمله آراء دادگاه‌ها و سایر مراجع قضایی دادگستری نمی‌باشد و شرکت قاضی در همان شورا، شورای مرقوم را از شمول دادگاه‌های اداری موضوع بند دو از ماده ۱۱ قانون دیوان عدالت اداری خارج نمی‌نماید، بنابراین دادنامه شماره ١٠٠۴‏-۵/۶/۱۳۷۲‏صادره از شعبه ١۴‏دیوان عدالت اداری که متضمن این معنی است، مطابق موازین قانونی تشخیص می‌گردد. این رای وفق ماده ٢٠‏ قانون دیوان عدالت اداری در موارد مشابه برای شعب دیوان و سایر مراجع لازم الاتباع است.
بنابراین، با توجه به رای وحدت رویه مذکور و رویه قضایی جاری، هم اکنون کلیه آراء هیات نظارت و شورای عالی ثبت قابل طرح و رسیدگی در دیوان عدالت اداری کشور است و تاکنون نیز آراء فراوانی در همین ارتباط از سوی دیوان صادره و به مرحله اجرا گذاشته شده است.